Ako preskačete temu upravljanja vremenom zbog ideje da ste superproduktivni samo kad vas gaze rokovi, vrlo vjerojatno stalno funkcionirate na rubu krize. Moguće je da, s obzirom na to, nemate realnu sliku koliko možete biti produktivni kad niste u opsadnom stanju. Upravljanje vremenom vrlo je korisna kompetencija koju je iznimno važno imati u repertoaru. Osim sto pomaže u ovladavanju vlastitim rasporedom i smanjenju vremenskog pritiska, ona često djeluje motivirajuće, a njeno učinkovito korištenje rezultira s više vremena za odmor i opuštajuće aktivnosti.
Prije nego krenemo sa smjernicama kako unaprijediti tu vještinu, želimo istaknuti svojevrsne ‘uvjete korištenja’. Rad na vještini upravljanja vremenom traži vrijeme, ali se ulaganja višestruko isplate… U nastavku su navedeni osnovni koraci i korisni prijedlozi kako usavršiti ovu vještinu.
– Analiza trenutačnog upravljanja vremenom – Kao i svaka optimizacija sustava i ovaj proces počinje s analizom postojećeg stanja. Većina se naših tjednih aktivnosti može svesti na sljedeće kategorije: 1. zadovoljavanje osnovnih potreba za jelom, spavanjem i sl.; 2. akademske, poslovne i sve druge obveze; 3. slobodno vrijeme; 4. vrijeme koje možemo smatrati izgubljenim.
Kako biste načinili analizu trenutačnog stanja, pokušajte svoj posljednji tjedan prikazati u kružnom grafikonu. Pokušajte skicirati koliki je udio vašeg vremena u tom razdoblju utrošen na pojedine kategorije. Utvrdite jeste li zadovoljni trenutnim stanjem ili želite unijeti određene promjene u način na koji koristite vrijeme.
– Određivanje prioriteta – Dan ima samo 24 sata, jedino što imamo u svojoj kontroli jest odluka kako ćemo ih provesti. Određivanje ciljeva i prioriteta na dnevnoj, tjednoj ili mjesečnoj razini olakšava tu odluku. Kao i uvijek, potrebno je da oni budu MUDRI (Mjerljivi, Uvremenjeni, Dostižni, Relevantni, Određeni).
– Planiranje – Sljedeći korak predstavlja konkretizaciju prethodne faze i svojevrsni test te prigodu za reviziju ako uočimo da smo precijenili ili podcijenili potrebno vrijeme za pojedini prioritet. Dodatno, kvalitetno planiranje na tjednoj i mjesečnoj razini osigurava optimalni raspored korištenja vremena, a bez zanemarivanja potreba za odmorom ili razonodom.
– Praćenje i pridržavanje plana – Najčešći razlog zbog kojeg odustajemo jest podcjenjivanje vremena potrebnog za pojedinu obvezu zbog čega se osjetimo obeshrabreno. Razbijanje obveza u male korake i praćenje izvršavanja vraća osjećaj kontrole i smisla. Dodatno, nagrađivanje nakon dobro obavljenog posla i uživanje u odmoru nam pomaže da nastavimo puni obnovljene energije.
RUBRIKA U SURADNJI S:
prof. psih. Ivana Mrgan,
kognitivno-bihevioralna terapeutkinjaCentar za osobni razvoj Apsiha
E-mail: ivana@apsiha.hr
